Podstawowe zasady wydawania serwisu internetowego urzędu czy instytucji publicznej można określić w regulaminie ustanowionym przez organ zarządzający.
W propozycji regulaminu przedstawionej poniżej skupiono się na uregulowaniu zasad ogólnych. Regulamin ten nie określa szczegółowo procedur umieszczania, publikacji i aktualizacji zawartości serwisu czy też procedury przygotowania informacji do publikacji. Choć te aspekty wydawania serwisu zostały ujęte tutaj w propozycjach odrębnych dokumentów, można je włączyć do regulaminu, dzięki czemu wszystkie istotne kwestie będą uregulowane w jednym miejscu.
Postanowienia ogólne
- Na podstawie Statutu [nazwa podmiotu] oraz Ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. Nr 112, poz.1198 ze zm.) [nazwa podmiotu] może wydawać serwisy internetowe, w tym podmiotową stronę Biuletynu Informacji Publicznej.
- Serwisy internetowe [nazwa podmiotu] wydawane są w domenie [nazwa domeny].
- Decyzje w sprawie wydawania nowego serwisu internetowego podejmuje [nazwa organu zarządzającego].
- Zasady wydawania serwisów internetowych [nazwa podmiotu] określa niniejszy regulamin.
Cel i zadania serwisu internetowego
- Głównym celem serwisu internetowego [nazwa podmiotu] jest wsparcie realizacji statutowych zadań [nazwa podmiotu] poprzez zapewnienie interesariuszom informacji publicznych niezbędnych do korzystania z usług [nazwa podmiotu] i pełnego uczestnictwa w życiu lokalnej zbiorowości.
- Zadaniem serwisu jest zapewnienie interesariuszom użytecznych, aktualnych, wyczerpujących, spójnych i zrozumiałych informacji publicznych w sprawach odnoszących się do statutowych zadań [nazwa podmiotu].
- Serwis internetowy [nazwa podmiotu] pełni funkcje: informacyjną, wizerunkowo-promocyjną, komunikacyjną, edukacyjną, wspierającą i partycypacyjną.
Struktura i treści serwisu internetowego
- Strukturę serwisu internetowego oraz zakres treści i usług udostępnianych w poszczególnych działach serwisu określa [nazwa organu zarządzającego].
- W strukturze serwisu wydziela się obszar oznaczony jako podmiotowa strona Biuletynu Informacji Publicznej [nazwa podmiotu].
- Specyfikacja struktury serwisu internetowego [nazwa podmiotu] stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.
- Zmiany w strukturze serwisu internetowego obejmujące dodanie, zmodyfikowanie lub usunięcie jej elementu dokonywane są na pisemny wniosek, zawierający:
- nazwę działu, którego dotyczy wniosek lub propozycję nazwy nowego działu,
- określenie charakteru proponowanej zmiany,
- w przypadku propozycji nowego działu, wskazanie, jakie informacje bądź usługi będą w nim udostępniane,
- uzasadnienie konieczności dokonania zmiany.
- Proponowana zmiana podlega zaopiniowaniu przez redaktora naczelnego / zespół redakcyjny.
- O wdrożeniu proponowanej zmiany rozstrzyga [nazwa organu zarządzającego], uwzględniając opinię redaktora naczelnego serwisu / zespołu redakcyjnego.
Wykonanie i utrzymanie serwisu internetowego
- [nazwa organu zarządzającego] zleca wykonanie i utrzymanie serwisu internetowego na serwerze internetowym podmiotowi zewnętrznemu wyłonionemu w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
- Umowa o wykonanie serwisu powinna gwarantować:
- udział zespołu redakcyjnego w pracach projektowych i podejmowanie kluczowych decyzji projektowych przez [nazwa organu zarządzającego] na podstawie rekomendacji zespołu redakcyjnego,
- wykonanie serwisu w technologii umożliwiającej zarządzanie zawartością i redagowanie jego treści przez osoby nietechniczne, nieposiadające wiedzy i umiejętności stosowania specjalistycznych języków projektowania stron www (HTML, CSS, JavaScript),
- zapewnienie serwisowi wysokiego poziomu bezpieczeństwa,
- spełnianie wszystkich kryteriów dostępności co najmniej na poziomie A i AA, określonych w dokumencie WCAG 2.0, wyszczególnionych w załączniku nr 4 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 16 maja 2012 poz. 526),
- Za współpracę z podmiotem utrzymującym serwis internetowy na swoich serwerach odpowiada główny administrator serwisu (zastępca redaktora naczelnego).
Ogólne zasady publikacji w serwisie internetowym
- Publikacji w serwisie internetowym podlega każda informacja w sprawie publicznej pozyskana bądź wytworzona w [nazwa podmiotu], odnosząca się do statutowych zadań [nazwa podmiotu], której posiadanie może być niezbędne dla zaspokojenia potrzeb własnych adresatów informacji lub w interesie społecznym.
- Za przygotowanie informacji publicznej do publikacji i jej umieszczenie w serwisie internetowym oraz aktualizacje opublikowanych informacji odpowiadają kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach samodzielnych.
- Jeżeli prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu, wyłączenia jawności informacji publicznej dokonuje pracownik merytorycznie odpowiedzialny za wytworzenie lub przechowywanie tej informacji.
- W przypadku wyłączenia jawności informacji publicznej, w serwisie internetowym zamieszcza się komentarz, w którym podaje się zakres wyłączenia, podstawę prawną wyłączenia jawności oraz wskazuje się organ lub osobę, które dokonały wyłączenia.
- Przed opublikowaniem w serwisie internetowym informacja publiczna podlega zatwierdzeniu.
- Informację publiczną zatwierdza do publikacji przełożony pracownika, który wytworzył informację publiczną, albo pracownik, jeśli posiada takie uprawnienie.
- Zatwierdzający informację publiczną do publikacji weryfikuje jej użyteczność, istotność, rzetelność, aktualność, spójność i dostępność.
- Informacje publiczne zamieszczane w serwisie internetowym nie mogą zawierać reklam.
- Dokumenty urzędowe stanowiące załączniki do informacji publicznych mogą być umieszczone w serwisie internetowym w następujących formatach: doc, docx, rtf, pdf, txt, xls, jpg, ppt, a pakiety dokumentów w formacie zip lub tar.gz albo tar.bz. W nazwach plików można używać tylko cyfr, myślników i znaków z alfabetu łacińskiego, nie można używać polskich znaków diakrytycznych i spacji.
- Pliki załączników i pakiety plików nie powinny przekraczać wielkości 20 MB.
Organizacja zespołu redakcyjnego
- Zadania związane z wydawaniem i redagowaniem serwisu internetowego są z zasady integralną częścią zadań wszystkich komórek organizacyjnych [nazwa podmiotu] i pracowników zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych.
- Wydawanie serwisu internetowego koordynuje zespół redakcyjny serwisu internetowego, w skład którego wchodzą:
- Sekretarz redakcji i główny administrator są zastępcami redaktora naczelnego.
- Wykaz członków zespołu redakcyjnego wraz z danymi umożliwiającymi kontakt z nimi oraz nazwami działów, za których prowadzenie są odpowiedzialni, jest publikowany w serwisie internetowym w dziale informacji prawnych o serwisie.
- Za prowadzenie i uaktualnianie wykazu członków redakcji serwisu odpowiada redaktor naczelny.
- Redaktor naczelny decyduje o całokształcie działalności redakcji serwisu i kieruje działalnością redakcji oraz koordynuje działania zespołu redakcyjnego i redaktorów serwisu.
- Główny administrator serwisu internetowego odpowiada za infrastrukturę techniczną serwisu, zapewnia jego sprawne działanie, bezpieczeństwo systemu, aktualizacje i modyfikacje oprogramowania, dostosowanie do potrzeb użytkowników, w tym osób starszych i niepełnosprawnych.
- Sekretarz redakcji odpowiada za organizację procesu przygotowania i publikacji informacji publicznych w serwisie internetowym, użyteczność, istotność, aktualność i dostępność.
Dokumentacja publikacji informacji publicznych
- Dokumentację opublikowanych informacji publicznych stanowią:
- rejestr informacji publicznych opublikowanych w serwisie internetowym,
- dokumenty publikacji w postaci wydruków komputerowych informacji zatwierdzonych do publikacji wraz z metryczką, zawierającą oznaczenie nazwy komórki/stanowiska oraz dane pracownika, który wytworzył informację, dane, datę i podpis osoby, która zatwierdziła informację do publikacji, dane, datę i podpis pracownika, który opublikował informację, wykaz załączników, jeśli zostały dołączone do informacji.
- W rejestrze opublikowanych informacji publicznych odnotowuje się tytuł informacji, zwięzły opis (czego dotyczy), nazwę komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za treść informacji, datę publikacji, sygnaturę dokumentu publikacji.
- Rejestr informacji publicznych opublikowanych w serwisie internetowym prowadzi sekretarz redakcji.
- Dokumenty publikacji wraz z załącznikami przechowują komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich wytworzenie [lub: nazwa komórki organizacyjnej prowadzącej archiwum opublikowanych informacji publicznych].
Nadawanie i korzystanie z uprawnień redaktorskich
- Uprawnienia do panelu redakcyjnego nadaje, modyfikuje i wycofuje administrator serwisu internetowego na podstawie wniosku i bezpośredniego przełożonego pracownika zobowiązanego oraz decyzji redaktora naczelnego.
- Wszelkie zmiany osobowe na stanowiskach redaktorów i osób zobowiązanych do umieszczania informacji publicznych w serwisie internetowym przełożeni pracowników zgłaszają niezwłocznie redaktorowi naczelnemu.
- Gdy pracownik przestaje pełnić funkcję redaktora serwisu internetowego, administrator serwisu internetowego blokuje jego dostęp do panelu redakcyjnego na polecenie redaktora naczelnego.
- Redaktorzy nie mogą udostępniać swoich danych dostępowych (loginów i haseł) innym osobom.
- Redaktorzy logują się do panelu redakcyjnego tylko i wyłącznie za pomocą własnych loginów i haseł.
- Formularz wniosku o nadanie, zmianę i wycofanie uprawnień redaktorskich stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.
- W przypadkach, gdy pracownik korzysta z uprawnień redaktorskich w sposób zagrażający bezpieczeństwu bądź poprawności i sprawności działania serwisu, administrator serwisu internetowego ma prawo zablokować jego konto do czasu podjęcia decyzji przez redaktora naczelnego.
Ewaluacja serwisu internetowego
- [Nazwa organu zarządzającego] dokonuje co najmniej raz w roku oceny użyteczności i dostępności serwisu internetowego.
- Podstawą ewaluacji serwisu jest informacja sprawozdawcza redaktora naczelnego oraz raport z wewnętrznego audytu dostępności serwisu.
- Informacja sprawozdawcza powinna zawierać:
- statystyki opublikowanych informacji z rozbiciem na poszczególne działy serwisu,
- statystyki ruchu w serwisie, w tym statystyki porównujące ruch w serwisie w analogicznym okresie w roku poprzednim,
- wnioski do oceny wkładu komórek organizacyjnych i pracowników zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych w wydawanie serwisu,
- wnioski w sprawie doskonalenia wewnętrznych procedur wytwarzania i publikowania informacji publicznych w serwisie internetowym.
- Za wdrożenie wniosków z oceny serwisu internetowego odpowiada redaktor naczelny.
1) np. zastępca dyrektora jednostki, sekretarz gminy
2) np. rzecznik prasowy, kierownik wydziału promocji