Podstawowe zasady wydawania serwisu internetowego urzędu czy instytucji publicznej można określić w regulaminie ustanowionym przez organ zarządzający.

W propozycji regulaminu przedstawionej poniżej skupiono się na uregulowaniu zasad ogólnych. Regulamin ten nie określa szczegółowo procedur umieszczania, publikacji i aktualizacji zawartości serwisu czy też procedury przygotowania informacji do publikacji. Choć te aspekty wydawania serwisu zostały ujęte tutaj w propozycjach odrębnych dokumentów, można je włączyć do regulaminu, dzięki czemu wszystkie istotne kwestie będą uregulowane w jednym miejscu.

Postanowienia ogólne

  1. Na podstawie Statutu [nazwa podmiotu] oraz Ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. Nr 112, poz.1198 ze zm.) [nazwa podmiotu] może wydawać serwisy internetowe, w tym podmiotową stronę Biuletynu Informacji Publicznej.
  2. Serwisy internetowe [nazwa podmiotu] wydawane są w domenie [nazwa domeny].
  3. Decyzje w sprawie wydawania nowego serwisu internetowego podejmuje [nazwa organu zarządzającego].
  4. Zasady wydawania serwisów internetowych [nazwa podmiotu] określa niniejszy regulamin.

Cel i zadania serwisu internetowego

  1. Głównym celem serwisu internetowego [nazwa podmiotu] jest wsparcie realizacji statutowych zadań [nazwa podmiotu] poprzez zapewnienie interesariuszom informacji publicznych niezbędnych do korzystania z usług [nazwa podmiotu] i pełnego uczestnictwa w życiu lokalnej  zbiorowości. 
  2. Zadaniem serwisu jest zapewnienie interesariuszom użytecznych, aktualnych, wyczerpujących, spójnych i zrozumiałych informacji publicznych w sprawach odnoszących się do statutowych zadań  [nazwa podmiotu].
  3. Serwis internetowy [nazwa podmiotu] pełni funkcje: informacyjną, wizerunkowo-promocyjną, komunikacyjną, edukacyjną, wspierającą i partycypacyjną.

Struktura i treści serwisu internetowego

  1. Strukturę serwisu internetowego oraz zakres treści i usług udostępnianych w poszczególnych działach serwisu określa [nazwa organu zarządzającego].
  2. W strukturze serwisu wydziela się obszar oznaczony jako podmiotowa strona Biuletynu Informacji Publicznej [nazwa podmiotu].
  3. Specyfikacja struktury serwisu internetowego [nazwa podmiotu] stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.
  4. Zmiany w strukturze serwisu internetowego obejmujące dodanie, zmodyfikowanie lub usunięcie jej elementu dokonywane są na pisemny wniosek, zawierający:
    • nazwę działu, którego dotyczy wniosek lub propozycję nazwy nowego działu,
    • określenie charakteru proponowanej zmiany,
    • w przypadku propozycji nowego działu, wskazanie, jakie informacje bądź usługi będą w nim udostępniane,
    • uzasadnienie konieczności dokonania zmiany.
  5. Proponowana zmiana podlega zaopiniowaniu przez redaktora naczelnego / zespół redakcyjny.
  6. O wdrożeniu proponowanej zmiany rozstrzyga [nazwa organu zarządzającego], uwzględniając opinię redaktora naczelnego serwisu / zespołu redakcyjnego.

Wykonanie i utrzymanie serwisu internetowego

  1. [nazwa organu zarządzającego] zleca wykonanie i utrzymanie serwisu internetowego na serwerze internetowym podmiotowi zewnętrznemu wyłonionemu w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
  2. Umowa o wykonanie serwisu powinna gwarantować:
    • udział zespołu redakcyjnego w pracach projektowych i podejmowanie kluczowych decyzji projektowych przez [nazwa organu zarządzającego] na podstawie rekomendacji zespołu redakcyjnego,
    • wykonanie serwisu w technologii umożliwiającej zarządzanie zawartością i redagowanie jego treści przez osoby nietechniczne, nieposiadające wiedzy i umiejętności stosowania specjalistycznych języków projektowania stron www (HTML, CSS, JavaScript),
    • zapewnienie serwisowi wysokiego poziomu bezpieczeństwa,
    • spełnianie wszystkich kryteriów dostępności co najmniej na poziomie A i AA, określonych w dokumencie WCAG 2.0, wyszczególnionych w załączniku nr 4 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 16 maja 2012 poz. 526),
  3. Za współpracę z podmiotem utrzymującym serwis internetowy na swoich serwerach odpowiada główny administrator serwisu (zastępca redaktora naczelnego).

Ogólne zasady publikacji w serwisie internetowym

  1. Publikacji w serwisie internetowym podlega każda informacja w sprawie publicznej pozyskana bądź wytworzona w [nazwa podmiotu], odnosząca się do statutowych zadań [nazwa podmiotu], której posiadanie może być niezbędne dla zaspokojenia potrzeb własnych adresatów informacji lub w interesie społecznym.
  2. Za przygotowanie informacji publicznej do publikacji  i jej umieszczenie w serwisie internetowym oraz aktualizacje opublikowanych informacji odpowiadają kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach samodzielnych.
  3. Jeżeli prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu, wyłączenia jawności informacji publicznej dokonuje pracownik merytorycznie odpowiedzialny za wytworzenie lub przechowywanie tej informacji.
  4. W przypadku wyłączenia jawności informacji publicznej, w serwisie internetowym zamieszcza się komentarz, w którym podaje się zakres wyłączenia, podstawę prawną wyłączenia jawności oraz wskazuje się organ lub osobę, które dokonały wyłączenia.
  5. Przed opublikowaniem w serwisie internetowym informacja publiczna podlega zatwierdzeniu.
  6. Informację publiczną zatwierdza do publikacji przełożony pracownika, który wytworzył informację publiczną, albo pracownik, jeśli posiada takie uprawnienie.
  7. Zatwierdzający informację publiczną do publikacji weryfikuje jej użyteczność, istotność, rzetelność, aktualność, spójność i dostępność.
  8. Informacje publiczne zamieszczane w serwisie internetowym nie mogą zawierać reklam.
  9. Dokumenty urzędowe stanowiące załączniki do informacji publicznych mogą być umieszczone w serwisie internetowym w następujących formatach: doc, docx, rtf, pdf, txt, xls, jpg, ppt, a pakiety dokumentów w formacie zip lub tar.gz albo tar.bz. W nazwach plików można używać tylko cyfr, myślników i znaków z alfabetu łacińskiego, nie można używać polskich znaków diakrytycznych i spacji.
  10. Pliki załączników i pakiety plików nie powinny przekraczać wielkości 20 MB.

Organizacja zespołu redakcyjnego

  1. Zadania związane z wydawaniem i redagowaniem serwisu internetowego są z zasady integralną częścią zadań wszystkich komórek organizacyjnych [nazwa podmiotu] i pracowników zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych.
  2. Wydawanie serwisu internetowego koordynuje zespół redakcyjny serwisu internetowego, w skład którego wchodzą:
    • redaktor naczelny – funkcję tę sprawuje z urzędu [nazwa stanowiska1)],
    • główny administrator serwisu internetowego,
    • sekretarz redakcji – funkcję tę sprawuje z urzędu [nazwa stanowiska2)],
    • redaktorzy działów.
  3. Sekretarz redakcji i główny administrator są zastępcami redaktora naczelnego. 
  4. Wykaz członków zespołu redakcyjnego wraz z danymi umożliwiającymi kontakt z nimi oraz nazwami działów, za których prowadzenie są odpowiedzialni, jest publikowany w serwisie internetowym w dziale informacji prawnych o serwisie.
  5. Za prowadzenie i uaktualnianie wykazu członków redakcji serwisu odpowiada redaktor naczelny.
  6. Redaktor naczelny decyduje o całokształcie działalności redakcji serwisu i kieruje działalnością redakcji oraz koordynuje działania zespołu redakcyjnego i redaktorów serwisu.
  7. Główny administrator serwisu internetowego odpowiada za infrastrukturę techniczną serwisu,  zapewnia jego sprawne działanie, bezpieczeństwo systemu, aktualizacje i modyfikacje oprogramowania, dostosowanie do potrzeb użytkowników, w tym osób starszych i niepełnosprawnych.
  8. Sekretarz redakcji odpowiada za organizację procesu przygotowania i publikacji informacji publicznych w serwisie internetowym, użyteczność, istotność, aktualność i dostępność.

Dokumentacja publikacji informacji publicznych

  1. Dokumentację opublikowanych informacji publicznych stanowią:
    • rejestr informacji publicznych opublikowanych w serwisie internetowym,
    • dokumenty publikacji w postaci wydruków komputerowych informacji zatwierdzonych do publikacji wraz z metryczką, zawierającą oznaczenie nazwy komórki/stanowiska oraz dane pracownika, który  wytworzył informację, dane, datę i podpis osoby, która zatwierdziła informację do publikacji, dane, datę i podpis pracownika, który opublikował informację, wykaz załączników, jeśli zostały dołączone do informacji. 
  2. W rejestrze opublikowanych informacji publicznych odnotowuje się tytuł informacji, zwięzły opis (czego dotyczy), nazwę komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za treść informacji, datę publikacji, sygnaturę dokumentu publikacji.
  3. Rejestr informacji publicznych opublikowanych w serwisie internetowym prowadzi sekretarz redakcji.
  4. Dokumenty publikacji wraz z załącznikami przechowują komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich wytworzenie  [lub: nazwa komórki organizacyjnej prowadzącej  archiwum opublikowanych informacji publicznych].

Nadawanie i korzystanie z uprawnień redaktorskich

  1. Uprawnienia do panelu redakcyjnego nadaje, modyfikuje i wycofuje administrator serwisu internetowego na podstawie wniosku i bezpośredniego przełożonego pracownika zobowiązanego oraz decyzji redaktora naczelnego.
  2. Wszelkie zmiany osobowe na stanowiskach redaktorów i osób zobowiązanych do umieszczania informacji publicznych w serwisie internetowym przełożeni pracowników zgłaszają niezwłocznie redaktorowi naczelnemu.
  3. Gdy pracownik przestaje pełnić funkcję redaktora serwisu internetowego, administrator serwisu internetowego blokuje jego dostęp do panelu redakcyjnego na polecenie redaktora naczelnego.
  4. Redaktorzy nie mogą udostępniać swoich danych dostępowych (loginów i haseł) innym osobom.
  5. Redaktorzy logują się do panelu redakcyjnego tylko i wyłącznie za pomocą własnych loginów i haseł.
  6. Formularz wniosku o nadanie, zmianę i wycofanie uprawnień redaktorskich stanowi załącznik  do niniejszego regulaminu.
  7. W przypadkach, gdy pracownik korzysta z uprawnień redaktorskich w sposób zagrażający bezpieczeństwu bądź poprawności i sprawności działania serwisu, administrator serwisu internetowego ma prawo zablokować jego konto do czasu podjęcia decyzji przez redaktora naczelnego.

Ewaluacja serwisu internetowego

  1. [Nazwa organu zarządzającego] dokonuje co najmniej raz w roku oceny użyteczności i dostępności serwisu internetowego.
  2. Podstawą ewaluacji serwisu jest informacja sprawozdawcza redaktora naczelnego oraz raport z wewnętrznego audytu dostępności serwisu.
  3. Informacja sprawozdawcza powinna zawierać:
    • statystyki opublikowanych informacji z rozbiciem na poszczególne działy serwisu,
    • statystyki ruchu w serwisie, w tym statystyki porównujące ruch w serwisie w analogicznym okresie w roku poprzednim,
    • wnioski do oceny wkładu komórek organizacyjnych i pracowników zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych w wydawanie serwisu,
    • wnioski w sprawie doskonalenia wewnętrznych procedur wytwarzania i publikowania informacji publicznych w serwisie internetowym. 
  4. Za wdrożenie wniosków z oceny serwisu internetowego odpowiada redaktor naczelny.


1) np. zastępca dyrektora jednostki, sekretarz gminy

2) np. rzecznik prasowy, kierownik wydziału promocji