Proces umieszczania, aktualizacji i publikacji zawartości w serwisie internetowym urzędów i instytucji publicznej powinien być uregulowany procedurą wewnętrzną. Procedurę tę można włączyć do regulaminu wydawania serwisu jako jeden z rozdziałów regulaminu albo załącznik do regulaminu. 

Przedstawiamy przykładowe postanowienia takiej procedury.

1. Terminologia

  • Zawartość serwisu, zawartość: każdy dokument urzędowy i każda informacja o sprawach publicznych wyrażona w postaci tekstu lub innego medium (grafika, nagranie dźwiękowe, film, animacja),  których obowiązek publikowania wynika  z przepisów prawa bądź regulacji wewnętrznych.
  • Przygotowanie zawartości serwisu: opracowanie informacji wraz z grafikami bądź  multimediami oraz dostosowanie kopii dokumentów urzędowych do publikacji w serwisie internetowym.
  • Umieszczenie zawartości w serwisie: umieszczenie informacji i innych elementów zawartości w serwisie internetowym za pomocą systemu zarządzania treścią serwisu. Inaczej: wprowadzenie do systemu.
  • Aktualizacja zawartości: umieszczenie nowej wersji informacji bądź dokumentów urzędowych.
  • Korekta zawartości: poprawienie opublikowanej w serwisie internetowym zawartości zawierającej błędy lub usterki zauważone po opublikowaniu informacji.
  • Publikacja zawartości: wykonanie czynności powodującej, że umieszczona w serwisie zawartość staje się widoczna dla odbiorców.
  • Wycofanie z publikacji: wykonanie czynności powodującej, że zawartość opublikowana w serwisie zawartość przestaje być widoczna dla odbiorców.
  • Wstrzymanie publikacji: wstrzymanie decyzji o publikacji zawartości w związku z koniecznością poprawienia zawartości umieszczonej w serwisie albo przeprowadzenia dodatkowej weryfikacji.
  • Zakończenie publikacji: wykonanie czynności powodującej, że zawartość opublikowana w serwisie przestaje być widoczna dla odbiorców od oznaczonego terminu.
  • Przeniesienie zawartości do archiwum: wykonanie czynności powodującej że opublikowana w serwisie nieaktualna zawartość, przestaje być widoczna w obszarze serwisu, w którym została umieszczona. Zawartość ta może być udostępniona do przeglądania w serwisie w obszarze oznaczonym jako zbiór archiwalny.
  • Weryfikacja zgodności z wymogami dostępności: ocena, czy zadbano o przystępność tekstu na poziomie gimnazjum / szkoły średniej, objaśniono skróty, akronimy i trudniejsze terminy, podzielono dłuższą zawartość na sekcje opisane nagłówkami, wykorzystano do wyszczególniania elementów odpowiednie listy, użyto zwięzłych i znaczących tytułów, teksty łączy sformułowano  w sposób zrozumiały bez kontekstu, grafiki i multimedia opatrzono tekstem alternatywnym (lub napisami albo audiodeskrypcją).

2. Przygotowanie zawartości i jej umieszczanie w serwisie internetowym

  1. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach samodzielnych odpowiadają za przygotowanie i umieszczenie w serwisie internetowym zawartości dotyczącej zakresu działania, który nadzorują, oraz jej aktualizowanie. Wykaz komórek organizacyjnych i samodzielnych pracowników zobowiązanych do zamieszania i aktualizowania zawartości serwisu stanowi załącznik do niniejszej procedury.
  2. Przygotowanie i umieszczenie w serwisie nowych wiadomości oraz zaktualizowanie istniejącej zawartości powinno następować w możliwie najkrótszym czasie od  zdarzenia powodującego obowiązek umieszczenia informacji, najpóźniej w ciągu dwóch dni roboczych. Wyjątkiem są informacje, które powinny być publikowane bądź aktualizowane z wyprzedzeniem (np. zapowiedzi wydarzeń, zaproszenia na spotkania lub konferencje), oraz informacje wymagające dłuższego czasu na ich przygotowanie.
  3. Każda zawartość przed umieszczeniem w serwisie powinna być zatwierdzona przez kierownika komórki organizacyjnej, w której została wytworzona. Tryb akceptacji ustalają kierownicy zobowiązanych komórek organizacyjnych.
  4. Kierownicy komórek organizacyjnych powierzają wyznaczonym pracownikom obowiązki redaktorów odpowiedzialnych za zamieszczanie i aktualizację zawartości serwisu internetowego i występują do redaktora naczelnego (lub administratora bezpieczeństwa informacji) o nadanie im stosownych uprawnień. W przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych o nadanie uprawnień redaktora występuje bezpośredni przełożony.  
  5. Redaktorzy umieszczają przygotowaną i zaakceptowaną zawartość w tej części serwisu internetowego, do której posiadają uprawnienia i która jest odpowiednia ze względu na rodzaj i treść zawartości.
  6. Po umieszczeniu zawartości w systemie redaktor monitoruje, czy zawartość została  przez redakcję serwisu opublikowana, czy skierowana do poprawy.

3. Publikacja zawartości umieszczonej w serwisie

  1. Publikacji zawartości umieszczonej w serwisie dokonuje redakcja serwisu.
  2. Tryb publikacji zawartości umieszczonej w serwisie określa redaktor naczelny.
  3. Redakcja serwisu na bieżąco kontroluje dziennik aktywności redaktorów, zawierający informacje o zawartości oczekującej na publikację w serwisie i podejmuje decyzje o publikacji lub skierowaniu zawartości do poprawy.
  4. Akceptacja do publikacji polega na weryfikacji zawartości pod względem:
    • zgodności z polityką informacyjną urzędu / instytucji 
    • sprawdzeniu, czy zawartość została umieszczona  we właściwym miejscu serwisu,
    • poprawności językowej,
    • zgodności z wymogami dostępności,
  5. Akceptacja grafiki i innych mediów polega na ich weryfikacji  pod względem:
    • zgodności z przepisami o prawach  autorskich i ochronie danych osobowych,
    • wpływu na zachowanie spójności graficznej serwisu
    • zgodności z wymogami dostępności.
  6. Jeżeli zawartość wymaga niewielkich poprawek, są one nanoszone przez redakcję.
  7. W przypadku, gdy redakcja uzna, iż umieszczona w serwisie zawartość wymaga większej ingerencji i zmian,  wstrzymuje jej publikację i powiadamia  redaktora o powodach wstrzymania publikacji.
  8. Zawartość, która została zaakceptowana, jest publikowana przez redakcję.
  9. Redakcja decyduje o zamieszczeniu w innych miejscach serwisu łączy do opublikowanej zawartości.
  10. W przypadku  wstrzymania publikacji, redaktor wstrzymanej zawartości dokonuje  niezwłocznie niezbędnych poprawek, a następnie powiadamia o ich wprowadzeniu redakcję.
  11. Redakcja akceptuje do publikacji zawartość umieszczoną w serwisie do godz. 14:00. Informacje umieszczone w serwisie po godzinie 14:00 są akceptowane w pierwszej kolejności następnego dnia roboczego.
  12. W wyjątkowych przypadkach redakcja publikuje zawartość przekazaną pocztą elektroniczną lub na nośniku elektronicznym. Zawartością tak przekazaną redakcja zajmuje się w drugiej kolejności, po akceptacji zawartości umieszczonej w serwisie przez redaktorów.

4. Wycofanie z publikacji i zakończenie publikacji

  1. Za aktualność zawartości serwisu odpowiadają solidarnie redakcja oraz redaktorzy działów odpowiedzialni za jej zamieszczenie.
  2. Decyzje w sprawie zakończenia publikacji zawartości podejmują redaktorzy działów, ustalając termin zakończenia publikacji w momencie jej umieszczania w serwisie bądź w późniejszym czasie.
  3. Decyzje w sprawie wycofania zawartości z publikacji podejmuje redakcja z inicjatywy własnej w porozumieniu z redaktorami działów lub na wniosek redaktorów działów.
  4. Redaktorzy i kierownicy komórek organizacyjnych mogą wnioskować do redakcji o wycofanie zawartości z publikacji w drodze kontaktów roboczych.
  5. W przypadku wycofania zawartości z publikacji redakcja podejmuje również decyzje o sposobie powiadomienia użytkowników serwisu o wycofaniu zawartości z publikacji.

5. Umieszczenie zawartości w archiwum i udostępnianie archiwum

  1. Zawartość wycofana z publikacji oraz zawartość, której termin publikacji wygasł, jest przenoszona do archiwum.
  2. W przypadku zawartości, która została wycofana z publikacji ze względu na błędy w treści, redakcja opatruje tę zawartość w jej wstępie komunikatem o wycofaniu z publikacji, zawierającym wyjaśnienie powodu wycofania.
  3. Zawartość przeniesiona do archiwum może być udostępniona użytkownikom serwisu przez redakcję, zgodnie z zatwierdzoną architekturą zawartości serwisu.

Historia wersji

  1. Oprogramowanie witryny generuje automatycznie historię wersji zawartości umieszczanej w serwisie.
  2. Przed opublikowaniem zatwierdzonej do publikacji informacji publicznej redaktor publikujący usuwa z historii wszystkie robocze wersje informacji.
  3. Po opublikowaniu informacji publicznej w historii wersji nie wolno dokonywać zmian nawet, jeżeli poprawki dotyczyły korekty drobnych usterek, np. poprawy błędu interpunkcyjnego czy ortograficznego.