Procedura przygotowania informacji publicznej do publikacji może stanowić odrębną instrukcję albo integralny element regulaminu wydawania serwisu bądź dokumentu regulującego procedurę umieszczania, publikacji i aktualizacji zawartości serwisu.
Słownik pojęć
- informacja publiczna: każda informacja o sprawie publicznej, podlegająca udostępnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) lub uregulowań wewnętrznych;
- dokument urzędowy: treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego, w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy (art. 6, pkt 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r., Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.);
- użyteczność informacji: przydatność informacji dla informowanych ze względu na możliwość jej wykorzystania dla zaspokojenia potrzeb własnych lub w interesie publicznym;
- istotność informacji: doniosłość, ważność informacji ze względu na jej wpływ na decyzje informowanych bądź konsekwencje, jakim mogą podlegać;
- rzetelność informacji: obiektywizm, bezstronność, solidność, kompletność, zgodność z faktami i stanem prawnym,
- aktualność informacji: cecha informacji polegająca na tym, że przedstawiony w niej stan rzeczy dotyczy teraźniejszości albo obowiązuje w danej chwili;
- spójność informacji: cecha informacji polegająca na tym, że wszystkie jej elementy są ze sobą logicznie powiązane, dotyczą tego samego tematu;
- dostępność informacji: cechy informacji stanowiące o tym, że może być postrzegana, przeglądana i rozumiana przez wszystkich użytkowników, niezależnie od ich cech lub niepełnosprawności, a także niezależnie od właściwości używanego przez nich oprogramowania i sprzętu
- należyta staranność: przygotowanie w sposób najlepszy z możliwych, z dbałością o poprawność pod względem treści i formy, zgodność z wiarygodnymi źródłami, kompletność.
Przygotowanie informacji publicznej
Pracownik, który w ramach swoich kompetencji wytwarza informacje publiczne podlegające publikacji w serwisie internetowym [nazwa podmiotu]
- redaguje treść informacji, kierując się zasadami: użyteczności, istotności, rzetelności, aktualności i spójności,
- bada zrozumiałość informacji za pomocą narzędzi specjalistycznych (jasnopis.pl, logios.pl) i dostosowuje ją tak, aby odpowiadała standardowi języka zalecanego w komunikacji publicznej (3 klasa trudności według narzędzia jasnopis, FOG 9-10 według narzędzia logios),
- opracowuje wersję elektroniczną informacji, korzystając z narzędzi swojego konta redakcyjnego w serwisie internetowym lub serwisu testowego,
- przygotowuje i osadza w wersji elektronicznej ilustracje i dokumenty urzędowe stanowiące załączniki, jeśli są wymagane,
- sporządza dokument publikacji w serwisie internetowym (wydruk komputerowy),
- poddaje dokument publikacji procedurze akceptacji.
Akceptacja informacji publicznej do publikacji
Informację publiczną akceptuje do publikacji przełożony pracownika, który wytworzył informację publiczną, albo pracownik, jeśli posiada takie uprawnienie.
Akceptacja do publikacji polega na ocenie przygotowania informacji z należytą starannością i jej weryfikacji pod względem poprawności merytorycznej i językowej.
Akceptujący informację do publikacji oznacza w metryczce informacji:
- datę przekazania informacji do zamieszczenia w serwisie internetowym,
- tożsamość osoby, która informację wytworzyła,
- tożsamość osoby, która odpowiada za jej treść i przekazała dokument do zamieszczenia w serwisie internetowym.
Metryczka informacji publicznej
Sygnatura: ..........................................................
1. Nazwa komórki organizacyjnej, która wytworzyła i przechowuje informację
2. Wytworzenie informacji
| Data wytworzenia | Imię, nazwisko i stanowisko osoby, która wytworzyła informację |
Podpis |
3. Zatwierdzenie do publikacji
|
Data zatwierdzenia | Imię, nazwisko i stanowisko osoby, która zatwierdziła informację | Podpis |
4. Publikacja informacji
| Data otrzymania | Data publikacji | Imię, nazwisko redaktora serwisu | Podpis |
5. Wykaz załączników
| Nazwa pliku załącznika | Zawartość pliku |
6. Uwagi: